Diseño de operación · 21 septiembre 2026
Un pedido vivo que conecta a quien compra, quien dicta, quien recoge, quien factura y quien entrega. Hermes ayuda a mantenerlos de acuerdo.
Propuesta para revisar. La maqueta usa datos ficticios y no cambia sistemas reales.
Cliente de demostración · Pedido D-022
Versión 2 del pedido. El total cambia una sola vez.
4personas dictan pedidos
≈7personas recolectan
7camiones para distribuir
Lun-sáboperación de reparto
01 / Así funciona hoy
El conocimiento ya está en el equipo. La propuesta hace visibles los pedidos, sus cambios y lo que falta en cada traspaso.
Entran pedidos a contacto@chilcos.cl y al WhatsApp de la empresa. Se fija cliente, sucursal y fecha real.
Siguen llegando pedidos y agregados. Cada mensaje modifica una versión identificada, no crea automáticamente otro pedido.
Primera impresión, resumen de compras y vales. Descontar lo que realmente se despachó el día anterior.
Preparar y facturar las listas que ya se cierran. Los mensajes nuevos se incorporan como diferencias.
Salen camiones, algunos antes. También se dejan compras para mañana. Cada tarea mantiene su fecha.
Menos margen para conseguir productos. Los pedidos y agregados se evalúan con stock y estado del camión.
Se abre el ciclo siguiente mientras termina el actual. Separar por fecha solicitada; no duplicar por solapamiento.
Últimas salidas habituales. Confirmar carga, documento y aviso por correo con lo enviado.
Hora de Santiago, lunes a sábado. El flujo operativo toma 05:30 del relato directo de JP; el resumen automático de la reunión escribe “PM”, lo que no cuadra con la secuencia de la mañana. Preparación, compras, facturación y recepción de correos ocurren en paralelo.
Aquí interviene Hermes
Recorre las etapas de izquierda a derecha. Pulsa un dibujo para abrir lo que sucede hoy y la ayuda que falta incorporar.
Lo pedido revela demanda; lo preparado muestra capacidad; lo entregado confirma servicio. La compra futura aprende de los tres sin confundirlos.
Vincular la sesión con el teléfono de la empresa, leer mensajes entrantes y enlazarlos con clientes y pedidos. Los avisos internos deben ir a trabajadores identificados. La reunión propone un número separado para Hermes.
Por ahora, el WhatsApp al cliente lo envía una persona. Hermes puede recordar “llegó un correo”, proponer la respuesta y registrar la confirmación. Automatizar emails de despacho y consultas es una integración posterior, visible y trazable.
02 / Las reglas que evitan errores
La hora de recepción ayuda a decidir cómo atender; por sí sola no decide para qué día es el pedido.
Ejemplos de interpretación. Las decisiones propuestas no modifican el lector actual.
Vincular correos, teléfono, razón social y sucursales. Si es nuevo, completar contacto, dirección, horario, datos de facturación y día de entrega antes de enviarlo a preparar.
Mismo dominio o mismo hilo no siempre significa la misma sucursal.
“Agrega 5” suma. “Déjalo en 20” reemplaza el total. “Quita 5” resta. “Ya no quiero tomate” cancela esa línea. Guardar antes, después y origen.
Comparar también texto nuevo dentro de respuestas citadas. Un correo reenviado no es otro pedido.
Cruzar lo de última hora del día anterior con lo que realmente salió. Descontar solo las líneas y cantidades ya despachadas; una coincidencia parcial no elimina el pedido completo.
Si solo hay factura y no hay confirmación de salida, queda para revisión.
Un agregado de último minuto
Antes de las 09:00 hay más margen para conseguir productos. Después se trabaja con lo que hay en bodega. César o el encargado verifica disponibilidad, tiempo y carga.
La empresa asignará categorías 1 a 3 combinando facturación y relevancia de marca. Aquí no se ha clasificado a ningún cliente real. Si pasa al siguiente día, primero se pide confirmación al cliente.
03 / Prueba propuesta para mañana · martes 22/09
Un piloto en paralelo al papel. El equipo sigue preparando como hoy; Hermes ayuda a encontrar diferencias antes de convertir la app en la forma de trabajar.
Anotar fecha de entrega, cliente/sucursal, número del pedido, versión y “página 1 de 2” si corresponde. Primera foto al imprimir el pedido base de las 05:30.
Foto a color, completa, recta y legible, antes de pasarla a facturación. Conservar verdes, naranjos, tickets y cantidades manuscritas. Enviar todas las caras.
Por Telegram interno: “Compara esta hoja con el pedido vigente y sus agregados. Separa preparado, a comprar, no encontrado y no legible”.
El dictador o César corrige lecturas dudosas. Luego se contrasta con la factura. Al volver del reparto, se confirma lo entregado y lo pendiente con el conductor.
| Producto | Pedido vigente | Hoja | Comprobar |
|---|---|---|---|
| Tomate | 12 kg | ✓ 10 kg | 2 kg de diferencia |
| Limón | 8 kg | ✓ 8 kg | Coincide preparado |
| Champiñón | 4 kg | A comprar | Sin recepción confirmada |
| Albahaca | 2 kg | No encontrada | Candidata a pendiente |
El color y el ticket se transcriben por separado. Una cifra ilegible o una marca contradictoria se muestra con su recorte para que la revise una persona.
No se ha procesado una foto real en esta propuesta. El lector automático de pedidos revisado deja fotos y PDF fuera del cálculo; este piloto requiere revisión asistida y validación humana.
Líneas correctamente leídas / líneas revisadas · diferencias detectadas y confirmadas · minutos para corregir · faltantes con responsable · cero registros duplicados. Empezar con 4 pedidos propuestos, uno por dictador, y ampliar cuando cuadren con papel y factura.
Usuarios, pedidos reales importados como borradores, preparación, asignación, sincronización y conflictos. Disponible en Hostinger para probar el flujo con usuario y clave. Usa pedidos reales importados como borradores por revisar.
04 / Maqueta interactiva para tablets
Selecciona hasta seis pedidos del dictador, agrupa sus productos y marca el avance por destino. Prueba también las vistas de compras, camiones y pendientes.
Una compra asignada queda verde. Solo lo recibido y revisado puede reservarse para preparar.
Asignaciones ilustrativas. En producción se cruzarán kilos/volumen, ventanas de recepción, jornada y estado de carga.
Paradas ordenadas · enlace a mapa · horario de recepción · productos y cantidades por pedido · facturas asociadas · contacto de destino.
Capacidad real de los camiones, direcciones verificadas y vínculo de cada conductor con Telegram. Un cambio tras la salida requiere replanificar la ruta restante.
Antes de la entrega son faltantes previstos. Después, el pendiente se calcula con la cantidad efectivamente recibida por el cliente.
Asignación por recorrido, carga de trabajo y relación habitual entre dictador y cliente. Cambiar responsable sin crear una segunda copia del pedido.
Ejemplo: tomate 30 + 20 + 35 + 10 = 95 kg para cuatro pedidos. La suma reduce viajes; la lista por destino evita mezclar la fruta.
Un agregado avisa al responsable del pedido y del producto. Si ya se preparó o facturó, muestra la diferencia y abre una excepción, sin rehacer todo en silencio.
05 / Stock crítico inteligente
La primera base será el criterio de César, el inventario físico y el historial depurado. Después se ajustará con demanda, faltantes y merma observada.
Plásticos, bolsas y otros insumos. Reponer según consumo, plazo del proveedor, espacio y mínimo de compra.
Por producto, variedad, madurez y almacenamiento: cuántos días se pueden cubrir. Los días los valida bodega; no se asignan por suposición.
Productos que no se pueden comprar la víspera. Programar la necesidad sin generar stock anticipado.
Interpretación del término “no perecibles del día” de la reunión, pendiente de precisar con César.Calculadora de concepto · kg ficticios
Ejemplo para un horizonte de un día ya definido. “Demanda adicional” excluye los pedidos confirmados para no contarlos dos veces.
55 kg
El cálculo no autoriza una compra. Las entradas deben llegar a tiempo y cumplir calidad; el stock no apto se excluye.
Stock por lote, fecha de ingreso, calidad/madurez, vencimiento cuando corresponda, ubicación, reservado, utilizable, merma y compra en camino. Usar primero lo que deba salir antes.
La transcripción confirma compras para el día siguiente cerca de las 08:00. Otras continúan hasta alrededor de las 11:00 según proveedor. Registrar fecha de uso y movimientos posteriores.
Reconstruir pedido final por cliente y fecha: día de semana, mes, feriados, eventos y frecuencia de entrega. Separar pedido, agregado, cancelación, venta y faltante.
Vender poco porque faltó producto no equivale a baja demanda. Validar pronósticos con semanas posteriores que no se usaron para calcularlos y medir también merma.
Historial real: correo, ERP y hojas de bodega
Se cruzaron 516 días con venta del ERP (enero de 2025 a septiembre de 2026), 4.854 pedidos digitados en el ERP (un cliente en un día, desde el 20-01-2026) y 9.509 correos que el lector clasificó como pedido (desde el 22-10-2025). Cada cifra de esta sección se volvió a calcular por separado, con código independiente.
Sin las copias automáticas de facturas, el correo no cae en diciembre de 2025: entre un período y otro baja cerca de 7 %. Un correo no es un pedido, y este conteo no sirve para calcular kilos.
El ERP no tiene inventario cargado: el informe de stock de la bodega muestra un solo artículo con saldo. Por eso toda propuesta de compra es un escenario, y el stock de partida lo da Diego.
Casi la mitad del gasto de compra (47 %) se compra el mismo día en que se vende. Otro 37 % se compra cada 2 a 6 días: ahí puede haber guarda (por confirmar), y es donde más falta el inventario.
Un pronóstico con la mediana de las últimas 4 semanas del mismo día bajó el error en pesos 19 % contra copiar la semana anterior, pero se quedó corto en 15 %. Se probó en 30 días posteriores al ajuste.
Con 35 semanas de pedidos digitados se identificaron 54 clientes activos. Algunos reciben en varios locales, así que las paradas reales son más. 44 de ellos (81 %) quedaron en el mapa con número exacto o casi exacto, usando OpenStreetMap; el resto lo confirma Diego.
Hay plantillas de lunes a sábado, de 16 a 32 puntos cada una. En una simulación de 6 días recorrieron cerca de 13 % más kilómetros que reoptimizar cada día desde cero. La simulación supone 10 minutos por parada y una bodega provisional: no es un costo medido.
Lo que más cambia los kilómetros es cuántas paradas se le asignan a cada camión. Antes de fijar rutas hay que saber qué limita a un camión: carga, horario de los clientes o jornada.
El ERP tuvo 52 pedidos digitados: 44 venían de un correo, 6 calzan con una hoja de WhatsApp impresa para bodega (en 3 de ellas el cliente se reconoció solo por los productos) y 2 no tenían ninguna fuente escrita conocida. Los 52 quedaron facturados, y 43 de las 46 facturas que citan su pedido tienen el mismo total.
Por nombre, entre 8 y 9 de cada 10 productos pedidos por correo aparecen en el pedido digitado. En cantidad y unidad calza cerca de un tercio: el cliente pide en unidades o gramos y el ERP registra kilos.
En dos días, al menos 7 pedidos enviados de madrugada "para hoy" quedaban asignados al día siguiente por la hora de corte del lector.
Una factura no prueba que el pedido se entregó. Las rutas son simulaciones con supuestos, no recorridos reales. El detalle por cliente, las direcciones y los mapas quedan dentro de la app, con acceso.
06 / Qué hace Hermes y cómo avanzamos
Capacidad existente, prueba propuesta y objetivo futuro son tres estados distintos.
Gmail conectado, reglas de clientes, extracción de texto y planillas y ciclos de pedidos generados. FlexERP aporta documentos y Chipax la información financiera.
Foto inicial y final, extracción asistida, corrección humana y comparación con factura y entrega.
Cuatro tablets conectadas a una misma base de pedidos, con asignación, cambios sincronizados y lote por producto.
La conexión pendiente debe leer pedidos del WhatsApp comercial y avisar a trabajadores. Diego pidió en la reunión un número independiente de Hermes para la comunicación interna. Por ahora, las consultas a clientes por WhatsApp las envía el encargado; Telegram sigue disponible como canal interno y futuro canal de los conductores.
07 / En qué se apoya esta propuesta
Lectura ampliada de 780 mensajes distribuidos entre septiembre de 2025 y septiembre de 2026, junto con la muestra inicial de 71 mensajes y 6 hilos para revisar cambios. Los conjuntos se solapan; no se suman como correos únicos. Consulta del 21/09/2026.
Un asunto fechado 21/09 contiene “para el día de mañana”. Cinco minutos después llega un agregado al mismo hilo.
Un cliente cambia la cantidad de pimentones y arroz durante una excepción de reparto. La confirmación posterior reconoce la modificación.
El correo separa productos en tres bloques de facturación y pide recepción entre 09:00 y 11:00. Esas divisiones deben conservarse.
Se agrega manzana dentro del texto citado de un pedido cuyo asunto conserva 17/08. Eliminar todas las citas perdería el cambio.
Mensajes salientes “PEDIDO EN RUTA” enumeran productos faltantes. Son evidencia de comunicación, no pedidos nuevos ni prueba de entrega.
Se encontró un correo con “REVISION INVENTARIO 21-09.xlsx”. Se verificó la presencia del adjunto; sus cantidades no se auditaron en esta propuesta.
Base principal: relato de JP y transcripción de la reunión del 21/09/2026, especialmente 01:01:59-01:08:52. Revisión adicional: código y skill de pedidos, reglas y último ciclo generado en el servidor, y muestra de Gmail. No se consultó WhatsApp ni se auditaron nuevas transacciones del ERP o Chipax en este trabajo.
Fuentes detalladas y referencias internas en FUENTES.md (disponible para el equipo). Especificación operativa en FLUJO_Y_REQUISITOS.md (disponible para el equipo).